Embora sejamos os mais engajados com o trabalho de toda a América Latina, só 27% dos brasileiros se considera feliz com o que faz. É o que aponta um estudo global da renomada empresa de pesquisa de opinião Gallup. Por falta de conhecimento, muitos gestores, para descobrir as origens dessa “desconexão com o ambiente de trabalho”, apelam para as planilhas. E acabam cobrando que a equipe preencha o tempo gasto com cada tarefa. Mas não, a solução não é vigiar. Pelo contrário, a solução é orientar. E é por isso – e outras facilidades – que o software para tarefas foi inventado. Confira as várias soluções:

Como não fazer

Os erros comuns que parecem normais, mas são justamente os vilões da vontade de trabalhar:

• Esperar por uma planilha de horas preenchida à mão todos os dias (ou toda semana), a cada tarefa cumprida;
• Precisar de (inúmeros) e-mails para passar o briefing e compartilhar documentos;
• Convocar reuniões de acompanhamento para saber quando as tarefas serão entregues;
• Procurar em mil pastas por um arquivo quando o cliente cobra por resultados;
• Levar um tempão combinando planilhas para chegar a um relatório geral do projeto.

Como fazer

Em vez de perpetuar esses atrasos e confusões do dia a dia, você pode unificar todo o fluxo de trabalho da sua empresa e conduzi-lo dentro de um software para tarefas. Não precisa nem sequer mantê-lo aberto o tempo todo para trabalhar. Tudo que você tem de fazer é acessá-lo e clicar para trabalhar e para entregar uma tarefa. Se você optar por um software que usa a metodologia de prioridade, seus colaboradores ainda poderão se concentrar em uma tarefa de cada vez, seguindo a lista, sem gastar tempo decidindo se começam pelo urgente ou pelo importante.

A partir da sua lista de tarefas, o sistema deverá calcular a data e a hora das próximas entregas. O software também será o lugar onde todos compartilharão documentos e comentários úteis. Automatizado, o fluxo de trabalho da equipe assume um estilo completamente novo, bem mais ágil e transparente. E, dependendo da ferramenta, você poderá usá-la para tarefas agendadas, para criar uma sequência automática de responsáveis e até definir permissões para delegar e receber tarefas.

Ou seja, o software para tarefas não faz o trabalho por você, mas te ajuda consideravelmente a organizá-lo e produzir muito melhor. Ah, e sabe aqueles relatórios gerenciais que você tanto custou para montar? Bastam poucos cliques para que o sistema gere vários deles na sua tela. Agora, caberá a você interpretá-los (e, provavelmente, celebrar o significativo salto na produtividade de todos).

Fonte: http://blog.runrun.it/software-para-tarefas-trabalhe-com-ele-e-nao-nele/